- 9 marzo, 2021
- Posted by: 153castellana
- Categories: Derecho de Empresa, Despacho, Empresas, Noticias
El despacho de abogados 153 Castellana Law Firm ha ampliado los servicios que prestan sus profesionales para ejercer las funciones de secretaría de los consejos de administración de empresas y sociedades. Se trata de una figura de obligada presencia e intervención en estos órganos de gobierno de las sociedades mercantiles según recoge la Ley de Sociedades de Capital.
Los abogados José Llinares y José Ángel García Santana son los dos profesionales del despacho 153 Castellana Law Firm que están especializados en el ejercicio de las funciones de secretario del consejo de administración. Hay que tener en cuenta que este secretario no tiene que ser necesariamente consejero de la empresa. Es más es recomendable que no lo sea para gozar de una mayor independencia. Lo nombra el Consejo y es de especial valor que se trate de un abogado en ejercicio o lo ejerza un despacho de abogados.
Gracias al ejercicio de la secretaría de los consejos de administración de empresas se garantiza que los procedimientos, decisiones y acuerdos tomados por este órgano cumplan todas las leyes y normas vigentes en el territorio donde la empresa desarrolla su actividad. Por ello la secretaría debe garantizar siempre el buen gobierno de la empresa, ajustando las prácticas del consejo de administración al “Código unificado de buen gobierno” o al Código de Buenas Prácticas para Sociedades Cotizadas de la CNMV.
El secretario, además de las funciones asignadas por ley y los estatutos sociales o el reglamento del consejo de administración, debe:
a) Conservar la documentación del consejo de administración, dejar constancia en los libros de actas del desarrollo de las sesiones y dar fe de su contenido y de las resoluciones adoptadas.
b) Velar porque las actuaciones del consejo de administración se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás normativa interna.
c) Asistir al presidente para que los consejeros reciban la información relevante para el ejercicio de su función con la antelación suficiente y en el formato adecuado.
El secretario tiene responsabilidad en el ejercicio de esta función y podría responder por actuaciones irregulares que hubiera cometido el consejo de administración. Por ello es clave apoyarse en profesionales externos y suscribir un seguro de responsabilidad civil para tales efectos.
Algunas de las tareas esenciales que debe desarrollar son:
1) Apoyo al presidente y miembros del consejo. Será labor del secretario del consejo de administración poseer la información relevante del negocio precisada por este órgano. Así como compartirla con los miembros a petición del presidente. También es labor del secretario del consejo aquellas circulares, anuncios o publicaciones relativas a las reuniones del consejo de administración y juntas generales.
2) Mantenimiento de la documentación y registros. El secretario del consejo deberá transcribir, salvaguardar y custodiar los libros de actas societarios. Estos libros pueden ser relativos a actas, acciones, contratos con socios y registro de socios. También entre las labores de gestión de la documentación será responsabilidad del secretario la elevación a público de registros y acuerdos que necesiten de este formato, así como inscripción de los mismos en el registro mercantil.
3) Confección de las actas. El apunte y redacción de las actas sobre las reuniones del consejo son responsabilidad del secretario. En las actas se debe recoger además de los temas discutidos en la sesión aquellos documentos aportados y las cuestiones relativas a la celebración.
4) Asesoramiento legal. Entre sus tareas, funciones y responsabilidades tiene la actuación del consejo de acuerdo con la ley. Debe velar porque las actuaciones del consejo estén alineadas con la normativa interna estatutaria y con la legislación vigente. Este capítulo de las tareas del secretario del consejo hace especialmente recomendable que el secretario tenga formación en Derecho.